AI-training voor medewerkers: zo leert je team echt werken met AI

Iedereen in je team heeft toegang tot AI. Een gratis account is zo aangemaakt. Toch gebruikt de een het elke dag en laat de ander het links liggen. En wie het wel gebruikt, doet dat vaak op zijn eigen manier, zonder afspraken over wat er wel en niet in mag.

Een AI-training voor medewerkers lost dat op, als je hem goed opzet. In dit artikel lees je in vijf stappen hoe je dat doet: van de keuze welke taken je oefent tot de afspraken die je vooraf maakt. Met een voor/na-voorbeeld dat je morgen in je team kunt gebruiken.

We gebruiken Claude als voorbeeld, omdat onze cursussen daarover gaan. De aanpak werkt in elke AI-tool. Slim Samenwerken met AI is een onafhankelijke Nederlandse opleiding en is niet verbonden aan Anthropic, het bedrijf achter Claude.

Waarom één workshop vaak niet genoeg is

Veel organisaties beginnen met een inspiratiesessie. Iemand laat zien wat AI allemaal kan, iedereen is enthousiast, en een maand later werkt bijna niemand er structureel mee.

Dat is logisch. Inspiratie is iets anders dan een vaardigheid. Je leert ook geen Excel door een demo te bekijken. Je leert het door het zelf te doen, met je eigen bestanden, en door terug te kunnen kijken als je vastloopt.

Een goede AI-training heeft daarom drie dingen: oefenen met echt werk, duidelijke afspraken en een plek om later op terug te vallen.

Stap 1: begin bij het werk, niet bij de tool

Vraag niet "wat kan AI?", maar "welke taken kosten ons elke week tijd?". Laat elke medewerker drie taken opschrijven die vaak terugkomen. Denk aan:

• mails beantwoorden met steeds dezelfde soort vraag;
• vergadernotities omzetten in een actielijst;
• een export uit het boekhoudpakket samenvatten voor de directie;
• een werkinstructie of procedure op papier zetten.

Kies per afdeling twee of drie taken om mee te beginnen. Zo gaat de training direct over het werk dat mensen morgen weer doen.

Stap 2: maak eerst afspraken over wat wel en niet mag

Voordat iemand klantgegevens in een AI-tool plakt, moet duidelijk zijn wat de regels zijn. Leg minstens vast:

• Welke tool en welk account jullie gebruiken: een zakelijk account of privé-accounts.
• Welke gegevens er niet in mogen, bijvoorbeeld persoonsgegevens, salarissen of vertrouwelijke klantinformatie.
• Wie controleert wat AI maakt, voordat het naar een klant of de directie gaat.

Of je gegevens worden gebruikt om modellen te trainen, hangt af van je abonnement en instellingen. In ons artikel Claude of ChatGPT voor je werk lees je wat de officiële helppagina's daarover zeggen. Een half A4'tje met afspraken is genoeg om te beginnen. Dit is geen juridisch advies; twijfel je, vraag het dan na bij je privacyverantwoordelijke.

Stap 3: leer één basisvaardigheid goed: de opdracht

Het grootste verschil tussen medewerkers die wel en niet tevreden zijn over AI, zit in de opdracht die ze geven. Een korte vraag geeft een algemeen antwoord. Een opdracht met context geeft een antwoord dat je kunt gebruiken.

Een voorbeeld uit de praktijk van een binnendienst.

Voor:

Schrijf een antwoord op deze klantvraag over de levertijd.

Het resultaat: een beleefde, algemene tekst. Soms met een levertijd die nergens op gebaseerd is.

Na:

Je bent medewerker binnendienst bij een groothandel in installatiemateriaal. Hieronder staat een vraag van een klant over de levertijd van een bestelling.

Gebruik alleen deze informatie:

• Standaard levertijd: [aantal] werkdagen na bestelling.
• Deze bestelling: [status, bijv. wacht op levering van de fabrikant].

Taak: schrijf een antwoord van maximaal 100 woorden.

• Toon: vriendelijk en zakelijk, in de je-vorm.
• Noem geen datum die hierboven niet staat.
• Sluit af met wie de klant kan bellen: [naam en nummer].
• Zet onder het antwoord welke feiten je hebt gebruikt, zodat ik ze kan controleren.

[plak de klantvraag, zonder naam en adres van de klant]

Nu krijg je een kort antwoord met alleen de feiten die jij hebt gegeven. De laatste regel maakt controleren makkelijk.

Laat in de training iedereen zo'n prompt maken voor één eigen taak. Gebruik daarbij vijf vaste onderdelen: context, taak, vorm, doelgroep en randvoorwaarden. Wil je die eerst zelf uitproberen? Dat kan in onze gratis proefles De goede prompt.

Stap 4: oefen met eigen werk en deel wat werkt

Een prompt die werkt, is waardevol voor het hele team. Spreek af dat medewerkers goede prompts delen, bijvoorbeeld in een gedeeld document per afdeling. Zet erbij voor welke taak de prompt is en wat je zelf nog moet invullen.

Plan na twee weken een kort terugkommoment van een half uur. Wat werkt? Waar loopt iemand vast? Welke prompt kan beter? Zo wordt de training geen eenmalige gebeurtenis, maar een gewoonte.

Stap 5: maak controleren onderdeel van de training

AI schrijft snel en klinkt zeker, ook als iets niet klopt. Leer medewerkers daarom elke uitkomst langs een paar vaste vragen te halen:

• Kloppen de feiten, namen, data en bedragen?
• Staat er iets in wat ik niet heb gevraagd of niet kan waarmaken?
• Zou ik dit zelf zo opschrijven?
• Heb ik geen gegevens gebruikt die volgens onze afspraken niet in de tool mogen?

Wie met cijfers werkt, heeft een strengere controle nodig. In onze cursus Claude voor finance oefen je daarvoor met een vijfstappencontrole.

Workshop, online cursus of zelf uitzoeken?

Er zijn grofweg drie manieren om je team te trainen.

• Zelf uitzoeken. Er is goed gratis materiaal, zoals het helpcentrum van Claude en Anthropic Academy. Dat is Engelstalig en je moet zelf bepalen wat je in welke volgorde leert. Geschikt voor medewerkers die graag zelf zoeken.
• Een workshop op locatie. Goed voor energie en vragen stellen, maar alles gebeurt op één dag. Wie ziek is of later instroomt, mist het.
• Een online cursus. Iedereen volgt dezelfde lessen in een eigen tempo, oefent met opdrachten en kan later terugkijken. Nieuwe collega's stromen gewoon in.

Veel teams combineren: een online cursus als basis, met een eigen terugkommoment om de afspraken en prompts van de afdeling te bespreken.

Zo kun je het met ons aanpakken

Onze cursussen zijn Nederlandstalig en gaan over kantoorwerk: klantmails, Excel en exports uit je boekhoudpakket. Bij elke cursus horen oefeningen, een quiz, een eindtoets, een certificaat en de Promptbibliotheek met 122 prompts.

• De Basiscursus is de start voor iedereen: 16 lessen, ongeveer 4 uur.
• Claude voor finance is er voor administratie, controlling en finance.

Train je met drie of meer collega's? Op onze pagina Voor teams lees je hoe het teamaanbod werkt, met staffelkorting vanaf 3 deelnemers, één factuur op bedrijfsnaam, een certificaat per deelnemer en 6 maanden toegang. Liever eerst overleggen? Mail naar info@slimsamenwerkenmetai.nl.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een goede AI-training voor medewerkers?

Reken voor de basis op een paar uur per persoon, verspreid over een paar weken. Onze Basiscursus duurt ongeveer 4 uur. Belangrijker dan de lengte is dat mensen tussendoor oefenen met hun eigen werk.

Moeten medewerkers technische kennis hebben?

Nee. Voor dagelijks werk met AI heb je geen programmeerkennis nodig. Je leert vooral een goede opdracht geven en de uitkomst controleren. Wie verder wil, kan later door naar onderwerpen als koppelingen en automatiseren.

Wat als medewerkers privé-accounts gebruiken?

Maak dan extra duidelijke afspraken over welke gegevens er niet in mogen, en laat namen en bedragen vervangen door bijvoorbeeld "Klant A" of "[bedrag]". Kijk ook of een zakelijk account beter past bij jullie afspraken over privacy.

Gratis: 10 prompts voor je werk

Wil je je team direct iets in handen geven? Download gratis de "10 beste Claude-prompts voor je werk", met onder meer een prompt voor het beantwoorden van mails en een voor het omzetten van vergadernotities in een actielijst. Aanmelden kan via het formulier hieronder.