De goede prompt

Een prompt is simpelweg het bericht dat je aan Copilot stuurt. Het verschil tussen een matig en een uitstekend antwoord zit bijna altijd in die prompt. Het goede nieuws: je hoeft geen technische trucjes te leren. Een goede prompt lijkt op een goede werkinstructie aan een collega. In deze les leer je de vier onderdelen die Microsoft zelf aanraadt, en hoe je ze in de praktijk gebruikt.

Voor deze les heb je nodig: elke variant van Copilot. Alle voorbeelden werken in Copilot Chat. Waar de betaalde licentie iets makkelijker maakt, staat het erbij.

Denk aan een nieuwe collega

Stel je Copilot voor als een slimme, maar nieuwe collega die niets weet van jouw organisatie, jouw klanten of jouw voorkeuren. Die collega werkt razendsnel, maar alleen goed als je duidelijk uitlegt wat je wilt.

Zeg je tegen zo'n nieuwe collega: "Schrijf even een mail over de vertraging." Dan heeft die meteen tien vragen. Welke klant? Welke vertraging? Hoe lang? Wie is er verantwoordelijk? Hoe formeel? Copilot stelt die vragen niet altijd, maar vult de gaten zelf in. En dat gaat vaak net mis.

De vier onderdelen van Microsoft

Microsoft beschrijft op de hulppagina 'Learn about Copilot prompts' (support.microsoft.com) dat een prompt uit vier onderdelen kan bestaan:

Onderdeel	Vraag die je beantwoordt	Voorbeeld
1. Doel (goal)	Wat wil je dat Copilot doet?	"Schrijf een e-mail aan klanten met een geplande installatie."
2. Context	Waarom heb je het nodig en wie zijn erbij betrokken?	"De levering van warmtepompen loopt drie weken vertraging op. De klanten zijn particulieren die al lang wachten."
3. Bron (source)	Welke informatie moet Copilot gebruiken?	"Gebruik de leveringsupdate van de fabrikant die ik heb toegevoegd."
4. Verwachtingen (expectations)	Hoe moet het antwoord eruitzien?	"Een onderwerpregel en maximaal 150 woorden, u-vorm, geen nieuwe datum beloven."

Volgens Microsoft is alleen een duidelijk doel echt nodig. Voor een snelle vraag is dat genoeg. Maar bij werktaken wil je meestal een antwoord dat je direct kunt gebruiken, en dan maken de andere drie het verschil. Als een antwoord tegenvalt, ontbreekt er bijna altijd één.

Tip: Vraag jezelf voor het versturen af: "Als ik dit aan een nieuwe collega gaf, zou die dan nog vragen hebben?" Zo ja, beantwoord die vragen alvast in je prompt.

De bron: waar Copilot anders is

Het onderdeel bron is bij Copilot extra belangrijk, omdat het afhangt van je variant:

• Copilot Chat: de bron is het web, of wat jij zelf plakt of uploadt. Wil je dat Copilot een document gebruikt, dan voeg je het toe.
• Betaalde licentie: Copilot kan ook je eigen mails, bestanden, chats en vergaderingen gebruiken. Je verwijst ernaar met een / gevolgd door de naam, bijvoorbeeld /Offerte Bakker BV. Microsoft geeft zelf het voorbeeld: "Write a summary based on all emails from Sam in the past two weeks."

Noem je geen bron, dan kiest Copilot zelf. Soms is dat het web, terwijl jij juist je eigen document bedoelde.

Voorbeeld 1: een klantmail

Voor:

Schrijf een mail over de vertraging.

Het resultaat is een algemene, vage mail met [invulvelden] en waarschijnlijk een toon die niet bij je bedrijf past.

Na:

Doel: schrijf een e-mail aan klanten die een installatie gepland hebben.

Context: wij zijn Van Dijk Installatietechniek, een installatiebedrijf met 25
medewerkers. Door een tekort bij de fabrikant loopt de levering van
warmtepompen ongeveer drie weken vertraging op. Dit raakt zo'n 40 klanten met
een geplande installatie in mei. Het zijn particulieren zonder technische
kennis; velen wachten al maanden en zijn mogelijk geïrriteerd.

Bron: gebruik alleen de informatie in deze prompt.

Verwachtingen: een onderwerpregel en een mail van maximaal 150 woorden, met
een korte opsomming "wat betekent dit voor u". Gebruik de u-vorm. Beloof geen
nieuwe datum; zeg dat we binnen twee weken persoonlijk contact opnemen. Sluit
af met Sanne de Boer, klantenservice, 030-1234567.

Dit antwoord kun je vrijwel direct gebruiken.

Voorbeeld 2: een rapportage samenvatten

Voor:

Vat dit samen.

Na (met het rapport toegevoegd via de plusknop):

Ik heb ons kwartaalrapport klanttevredenheid (Q3) toegevoegd. Ik moet het
volgende week presenteren in het MT-overleg, dat 15 minuten heeft voor dit punt.

Maak een samenvatting voor het managementteam:
- begin met de drie belangrijkste conclusies, in één zin per conclusie;
- noem daarna de grootste verbetering en de grootste verslechtering ten opzichte
  van Q2, met de cijfers erbij;
- eindig met maximaal drie aanbevelingen.

Houd het onder de 250 woorden. Gebruik alleen cijfers die letterlijk in het
rapport staan; als iets niet in het rapport staat, zeg dat dan.

Let op die laatste instructie: door expliciet te vragen alleen cijfers uit de bron te gebruiken, verklein je de kans dat Copilot iets verzint.

Voorbeeld: Met de betaalde licentie kan Mehmet, teamleider klantenservice, hetzelfde doen zonder te uploaden: "Vat /Klanttevredenheid Q3 samen voor het MT...". Copilot zoekt het bestand dan zelf op, voor zover Mehmet er toegang toe heeft.

Voorbeeld 3: planning en financiën

Voor:

Maak een planning voor de jaarafsluiting.

Na:

Ik ben controller bij een mkb-bedrijf (groothandel, 60 medewerkers). We sluiten
het boekjaar af op 31 december; de accountant wil de stukken uiterlijk 15 maart.
Ons team bestaat uit mij, twee boekhouders en een salarisadministrateur
(parttime, ma-wo).

Maak een planning van begin januari tot 15 maart in een tabel met de kolommen:
week, taak, verantwoordelijke, afhankelijk van. Houd rekening met de
parttimer. Zet onder de tabel de drie grootste risico's voor de deadline.
Gebruik geen informatie van het web; baseer je alleen op wat ik hier schrijf.

Herken je de vier onderdelen? Het doel (een planning), de context (het bedrijf, het team, de deadline), de bron (alleen deze informatie) en de verwachtingen (een tabel met vaste kolommen plus drie risico's).

Maak je prompt overzichtelijk

Bij langere prompts helpen een paar eenvoudige gewoontes:

• Gebruik labels zoals Doel:, Context:, Bron:, Verwachtingen:. Dat hoeft niet, maar het voorkomt dat je iets vergeet.
• Zet de opdracht en de tekst duidelijk uit elkaar. Bijvoorbeeld: "De mail van de klant staat hieronder tussen de streepjes."
• Wees concreet. "Kort" is vaag; "maximaal 100 woorden" of "drie bullets" is duidelijk.
• Zeg wat je wél wilt, niet alleen wat je niet wilt. "Schrijf in gewone spreektaal" werkt beter dan "niet te formeel".
• Leg uit waarom. "Houd het kort, want klanten lezen dit op hun telefoon" helpt Copilot om ook in de rest van de tekst de juiste keuzes te maken.
• Reken op een gesprek. Microsoft zegt zelf dat je meestal een paar keer heen en weer gaat. Je eerste prompt hoeft niet perfect te zijn; in de les Doorvragen, voorbeelden en tone of voice leer je hoe je bijstuurt.

Let op: Dezelfde prompt kan bij Copilot elke keer een iets ander antwoord geven, en antwoorden kunnen fouten bevatten. Microsoft raadt aan antwoorden te controleren en waar nodig te vergelijken met betrouwbare bronnen. En voordat je klantgegevens of interne cijfers in een prompt zet: check of dat mag. In de les Privacy, AVG en bedrijfsgegevens: wat ziet Copilot wel en niet lees je hoe.

Een handig sjabloon

Kopieer dit sjabloon en vul het aan. Na een paar keer gaat het vanzelf.

Doel: [wat moet Copilot precies doen of maken?]

Context: [wie ben je, wat is de situatie, voor wie is het resultaat?]

Bron: [welk bestand, welke tekst of welke informatie moet Copilot gebruiken?
En wat juist niet, bijvoorbeeld geen informatie van het web?]

Verwachtingen: [lengte, opbouw, tabel/opsomming/lopende tekst, toon, en wat er
zeker wel of juist niet in moet]

Tip: Bewaar dit sjabloon als opgeslagen prompt, zoals je leerde in de les Je weg vinden in Copilot Chat. Dan heb je het altijd bij de hand.

Oefening

1. Kies een taak die je deze week echt moet doen: een mail, een korte notitie, een planning of een samenvatting. Gebruik geen echte vertrouwelijke gegevens; vervang namen en bedragen zo nodig door fictieve.
2. Schrijf eerst een "voor"-prompt van één zin en verstuur die in Copilot Chat. Bewaar het antwoord.
3. Start een nieuwe chat en schrijf een "na"-prompt met het sjabloon hierboven: doel, context, bron en verwachtingen.
4. Vergelijk de twee antwoorden. Welk onderdeel maakte het grootste verschil?
5. Bonus: plak je "voor"-prompt in een nieuwe chat met deze vraag:

Hieronder staat een prompt die ik aan Copilot wil geven. Welke informatie
ontbreekt er om een goed resultaat te krijgen? Kijk naar doel, context, bron
en verwachtingen, en stel me maximaal vijf gerichte vragen.

[jouw voor-prompt]

Samenvatting

• Een prompt is je opdracht aan Copilot; de kwaliteit ervan bepaalt grotendeels het resultaat.
• Behandel Copilot als een slimme nieuwe collega die jouw situatie niet kent.
• Microsoft noemt vier onderdelen: doel, context, bron en verwachtingen; alleen het doel is verplicht, maar de rest maakt het verschil.
• De bron hangt af van je variant: in Copilot Chat voeg je zelf toe, met de betaalde licentie verwijs je met / naar je werkinhoud.
• Wees concreet, zeg wat je wél wilt, vraag om alleen de bron te gebruiken en controleer het antwoord.